Mối đe dọa thầm lặng: Ngăn chặn hành vi tham ô trong nha khoa

Ông Harris, ông có thể cho chúng tôi biết về bản thân và hành trình trở thành chuyên gia hàng đầu về tham ô nha khoa không?

Tôi đến với nghề này vào năm 1989 hoàn toàn tình cờ. Một người bạn nha sĩ nghi ngờ tôi tham ô và trong cơn tuyệt vọng, đã liên lạc với tôi. Anh ấy biết tôi có lý lịch điều tra và từ một số cuộc phiêu lưu khi còn là thiếu niên, anh ấy có thể hiểu được cách suy nghĩ của tội phạm.

Tôi đã giải quyết vụ án đó một cách nhanh chóng, nhưng vẫn chưa quyết định theo đuổi sự nghiệp này. Tuy nhiên, hai tuần sau, tôi có một cuộc hẹn tại phòng khám nha khoa của riêng mình và trước khi vào, tôi liếc qua cửa kính và thấy người phụ nữ mà tôi đã bắt gặp hai tuần trước đang ngồi ở quầy lễ tân của nha sĩ. Tôi chạy ra ngoài, gọi cho nha sĩ của mình và anh ấy đã trở thành khách hàng trả tiền đầu tiên của tôi.

Từ những khởi đầu khiêm tốn và tình cờ đó, Prosperident đã phát triển thành một công ty chuyên nghiệp cao với 25 thành viên trong nhóm thực hiện hàng trăm cuộc điều tra tham ô nha khoa hàng năm. Nhiều thành viên trong nhóm của chúng tôi có chuyên môn đặc biệt. Ví dụ, hai thành viên tập trung vào các cuộc điều tra cho các phòng khám chỉnh nha. Những người khác làm việc nhiều với các luật sư về các vấn đề kiện tụng như tranh chấp tài chính giữa các đối tác hành nghề nha khoa. Một số công việc phát triển nhanh nhất của chúng tôi liên quan đến việc chủ động hỗ trợ chủ sở hữu phòng khám giảm rủi ro biển thủ của họ.

Trong 25 năm qua, rất nhiều thứ đã thay đổi trong nha khoa và cách chúng tôi thực hiện công việc của mình, nhưng những điều cơ bản về cách mọi người ăn cắp—và sự phấn khích mà nhóm của tôi và tôi cảm thấy khi giải quyết một vụ án—vẫn không thay đổi.

Tham ô trong nha khoa phổ biến như thế nào và một số dấu hiệu cảnh báo chính mà chủ phòng khám nên chú ý là gì?

Các nghiên cứu đã công bố xác nhận rằng gần 50% nha sĩ đã từng là nạn nhân của tham ô. Dựa trên các giả định hợp lý về những gì có thể xảy ra trong sự nghiệp của họ, có thể ước tính rằng khoảng 70% nha sĩ sẽ sớm hay muộn cũng bị ảnh hưởng. Theo hồ sơ vụ án của chúng tôi, số tiền trung bình bị đánh cắp trước khi phát hiện vượt quá 100.000 đô la Mỹ (95.070 euro*).

Có nhiều dấu hiệu cảnh báo tiềm ẩn. Một số là về tài chính, chẳng hạn như sự khác biệt giữa tiền gửi ngân hàng và số tiền thu được ghi lại trong phần mềm quản lý phòng khám, trong khi những dấu hiệu khác là về hành vi, chẳng hạn như nhân viên từ chối nghỉ phép hoặc thường xuyên làm việc khi văn phòng đóng cửa.

Theo kinh nghiệm của ông, điều gì thúc đẩy nhân viên phòng khám nha khoa thực hiện hành vi tham ô?

Nhân viên thường ăn cắp vì hai lý do. Một số bị thúc đẩy bởi sự tuyệt vọng về tài chính. Họ có thể đang phải đối mặt với chứng nghiện ngập, ly hôn hoặc chi phí y tế. Thông thường, họ đã cạn kiệt các lựa chọn vay mượn và cảm thấy rằng họ không còn cách nào khác để chu cấp cho gia đình. Những tên trộm "thiếu thốn" này thường cảm thấy hối hận nhưng coi hành vi trộm cắp là lựa chọn duy nhất của họ.

Những người khác ăn cắp vì lòng tham. Những cá nhân này tin rằng họ không được đền bù xứng đáng cho tài năng của mình và ăn cắp để đòi những gì họ cảm thấy có quyền được hưởng. Những tên trộm "tham lam" này thường chi tiêu phô trương cho các mặt hàng xa xỉ và thường không tỏ ra hối hận vì họ cảm thấy mình được biện minh.

Những sai lầm phổ biến nào mà chủ phòng khám mắc phải dẫn đến tham ô?

Tham ô thành công là khai thác điểm yếu trong hệ thống kiểm soát. Nhiều nha sĩ cho phép một hoặc hai nhân viên tập trung quá mức các nhiệm vụ tài chính, tạo cơ hội cho một người vừa ăn cắp vừa che giấu. Việc phân chia trách nhiệm hợp lý sẽ buộc kẻ trộm phải thông đồng với đồng nghiệp. Làm như vậy sẽ mang lại rủi ro đáng kể và do đó ngăn cản nhiều người cố gắng.

Một sai lầm phổ biến khác là nhầm lẫn giữa việc ủy ​​quyền và thoái thác. Để hoạt động ở cấp độ cao, nha sĩ phải ủy quyền, nhưng ủy quyền hiệu quả đòi hỏi phải có trách nhiệm. Điều này có nghĩa là phải dành thời gian để giám sát các nhiệm vụ và có đủ kiến ​​thức để xác minh rằng chúng được thực hiện đúng. Nhiều nha sĩ tránh nỗ lực này, chuyển giao nhiệm vụ mà không giám sát và điều này chắc chắn dẫn đến việc bị bóc lột.

Chủ phòng khám có thể áp dụng biện pháp nào để ngăn chặn hành vi trộm cắp của nhân viên?

Bảo vệ bắt đầu từ khâu tuyển dụng. Nhiều ứng viên có tiền sử cá nhân có thể ngăn cản việc tuyển dụng nếu bị phát hiện. Thật không may, nhiều phòng khám bỏ qua các cuộc kiểm tra trước khi tuyển dụng quan trọng, chẳng hạn như sàng lọc lý lịch tư pháp, kiểm tra thông tin tham chiếu và xét nghiệm ma túy.

Tiếp theo, chủ phòng khám phải đảm bảo nhập dữ liệu chính xác vào phần mềm quản lý phòng khám bằng cách xem xét kỹ lưỡng các báo cáo hàng ngày trước khi rời khỏi văn phòng. Việc trì hoãn việc xem xét sẽ làm giảm hiệu quả của chúng. Chủ phòng khám cũng nên phát triển thói quen tự in báo cáo của mình để xem xét nhằm tránh việc nhân viên báo cáo có chọn lọc.

Sự bảo vệ bắt đầu từ việc tuyển dụng.

Một nhiệm vụ quan trọng hàng tháng là khớp nối tài chính, so sánh tổng số từ báo cáo hàng ngày với tổng số từ báo cáo tóm tắt hàng tháng để đảm bảo không có gì được nhập sau giờ làm việc nhằm mục đích che giấu. Thông tin về cách thực hiện khớp nối có sẵn trên trang web của chúng tôi.

Cuối cùng, chủ sở hữu phòng khám nên so sánh các khoản thu hàng tháng do phần mềm báo cáo với các khoản tiền gửi thực tế vào ngân hàng sau khi lọc ra các giao dịch không phải doanh thu. Các số tiền này phải khớp nhau, ngoại trừ các chênh lệch về thời gian.

Ông đã đề cập rằng việc tuyển dụng đúng người là rất quan trọng. Những bước tuyển dụng nào đảm bảo một đội ngũ đáng tin cậy?

Việc tuyển dụng đúng người là điều cần thiết—không chỉ để ngăn chặn tình trạng tham ô mà còn vì đội ngũ của bạn đại diện cho phòng khám của bạn trước công chúng. Các nha sĩ thường không thích tuyển dụng và có thể cắt xén, nhưng điều này có thể gây ra hậu quả đáng kể. Ngay cả khi phải vật lộn để tìm được ứng viên đủ tiêu chuẩn, chủ phòng khám vẫn nên tiến hành sàng lọc trước khi tuyển dụng kỹ lưỡng để hiểu chính xác họ có thể tuyển dụng ai.

Ông có thể giải thích thêm về cách phần mềm quản lý phòng khám có thể giúp ngăn chặn hành vi trộm cắp của nhân viên không?

Hầu hết các phần mềm quản lý phòng khám đều bao gồm các tính năng bảo mật, nhưng những tính năng này thường bị vô hiệu hóa vì nhân viên thấy bất tiện. Ví dụ, cài đặt hết hạn mật khẩu thường bị tắt, nhưng việc thay đổi mật khẩu thường xuyên sẽ hạn chế rủi ro thông tin đăng nhập bị xâm phạm. Quyền quản trị viên cũng nên được hạn chế đối với chủ phòng khám, nhưng chúng tôi thường thấy rằng các quản lý văn phòng đã được cấp các quyền này. Chủ phòng khám nên xem xét và định cấu hình cài đặt bảo mật phần mềm để đảm bảo bảo vệ tối đa.

Khi nghi ngờ có hành vi tham ô, các chuyên gia nha khoa nên thực hiện những bước nào?

Chủ phòng khám nên tránh truyền đạt nghi ngờ của mình cho nhóm. Nếu nghi ngờ của họ là sai, họ có nguy cơ làm tổn hại đến lòng tin. Nếu xảy ra tình trạng trộm cắp, việc cảnh báo kẻ trộm sẽ giúp chúng có cơ hội thực hiện các hành động gây tổn hại hoặc cực đoan để tự bảo vệ mình.

Nhiều nha sĩ nhờ đến cố vấn thân cận của mình như kế toán, cố vấn quản lý phòng khám hoặc chuyên gia đào tạo phần mềm, nhưng những chuyên gia này thường thiếu chuyên môn cần thiết để xử lý các vấn đề tham ô. Điều quan trọng là phải liên hệ ngay với chuyên gia về tham ô nha khoa.

Ông có muốn chia sẻ thêm điều gì không?

Có! Tôi rất mong được gặp các chuyên gia nha khoa tại phiên họp Greater New York Dental Meeting của tôi, có chủ đề “Healers vs stealers; tham ô trong nha khoa”, vào thứ Ba, ngày 3 tháng 12, từ 15:00 đến 17:00 EST.

Chủ đề:

Thẻ: